Datenschutzerklärung
Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten deine Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. In diesen Datenschutzinformationen informieren wir dich über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
base – homes for students GmbH
Gymnasiumstraße 85
1190 Wien
Telefon: +43 1 369 54 90
E-Mail: office@viennabase.at
Datenschutzbeauftragter: Mag. Jur. Siegfried Gruber, CSE (O.P.P.).
eMail: datenschutzbeauftragter@viennabase.at
Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Datenschutzgesetz 2000 sowie das Datenschutz-Anpassungsgesetz 2018 dienen dem Recht auf Schutz personenbezogener Daten. Wir verwenden deine personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und basierend auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Im Rahmen deiner Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO):
Hast du uns zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten eine Einwilligung erteilt, erfolgt eine Verarbeitung nur zu den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und in dem darin vereinbarten Umfang. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO):
Die Verarbeitung deiner Daten ist für die Erfüllung eines mit dir geschlossenen Benützungsvertrages oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Bearbeitung und Abwicklung der Heimplatzbewerbung, Korrespondenz über das Kontaktformular) erforderlich.
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO):
Wir unterliegen dem Österreichischen Studentenheimgesetz (StudHG), das es erforderlich machen kann, personenbezogene Daten zu verarbeiten.
Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO):
Wir verarbeiten deine Daten in unserem berechtigten Interesse zu folgenden Zwecken (soweit nicht deine Interessen als Betroffener dem entgegenstehen):
- Verwaltung von Kundendaten
- Marketing in Zusammenhang mit eigenen Services und Dienstleistungen
- Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an Gewinnspielen, Vorteilswelt-Angeboten, Infomails, Newsletter etc.
- Studentenheimumfragen
- Kundenzufriedenheitsanalysen
Auftragsverarbeiter
Eine Auftragsdatenverarbeitung liegt vor, wenn ein Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragt wird, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. In diesen Fällen ist schließen wir mit dem externen Auftragsverarbeiter eine Vereinbarung über eine Auftragsdatenverarbeitung ab. Dabei behält base – homes for students GmbH die volle Verantwortung für die datenschutzrechtlich korrekte Durchführung der Datenverarbeitung. Der Auftragsverarbeiter darf personenbezogene Daten nur im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen verarbeiten.
Wir arbeiten nur mit Auftrags Verarbeitern (wie z.B. Druckereien oder Agenturen) zusammen, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei der Verarbeitung, im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO, erfolgen und den Schutz der personenbezogenen Daten gewährleisten. Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt nur auf Grundlage eines Vertrages mit base – homes for students GmbH, welcher die Dauer, die Art, den Zweck der Verarbeitung genau festlegt. Alle Auftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, überprüfen und kontrollieren regelmäßig, ob die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Datenarten und Zweck der Verarbeitung
Personenbezogene Daten unserer BewohnerInnen (Name, Adresse, Telefonnummer, Email-Adresse, Alter und Geschlecht etc.) sowie Finanzdaten (Bankverbindung und Kontonummer etc.) werden zum Zweck der BewohnerInnenverwaltung von uns erhoben und verarbeitet.
Die Verwendung personenbezogener Daten zur Versendung von Direct E-Mails und Newslettern zu Marketingzwecken, für Informationen und Veranstaltungseinladungen erfolgt nur für diesen Zweck und kann jederzeit widerrufen werden.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Eine Weitergabe der Daten an Dritte (z. B. Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte im Anlassfall, Verwaltungsbehörden im Anlassfall, Mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Provider (IT-Dienstleister), Versicherungen im Anlassfall) erfolgt nur, wenn die rechtlichen Voraussetzungen vorliegen.
Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie sie für den Zweck der Verarbeitung benötigt werden und solange es uns gesetzliche Bestimmungen vorschreiben. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht.
Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (Aufbewahrungspflichten) des Unternehmensgesetzbuches (§212 UGB) und der Bundesabgabenordnung (§132 BAO) für Rechnungs- und Finanzdaten müssen die betreffenden personenbezogenen Daten für 7 Jahre gespeichert werden.
Datenerhebung und -verarbeitung beim Besuch der Website
Unsere Website ist gehostet. Die Webserver erzeugen Logfiles, die dein Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
- IP-Adresse und Hostname des anfragenden Rechners
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Name und URL der abgerufenen Daten
- Übertragene Datenmenge
- Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
- Browsertyp- und Browserversion
- Verwendetes Betriebssystem
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck, die Nutzung der Website zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), der Systemsicherheit, der technischen Administration der Netzinfrastruktur sowie zur Optimierung des Internetangebotes. Die IP-Adresse wird nur bei Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur ausgewertet.
Darüberhinausgehende personenbezogene Angaben wie dein Name, deine Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse werden nicht erfasst, es sei denn, diese Angaben werden von dir freiwillig gemacht, z.B. im Rahmen einer Kontaktaufnahme.
Datensicherheit und Rechte aufgrund der Datenschutzgrundverordnung
Wir sind bemüht, deine personenbezogenen Daten durch Ergreifung aller technischen und organisatorischen Möglichkeiten so zu speichern, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Dir stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf und Beschwerde zu. Konkret sind das:
- Recht auf Auskunft darüber, ob und welche Daten verarbeitet werden;
- Recht auf Berichtigung, wenn Daten unrichtig oder in einem angesichts des Zwecks der Verarbeitung wesentlichen Punkt unvollständig sind;
- Recht auf Löschung von Daten, die unzulässiger Weise verarbeitet werden;
- Recht auf Aufschiebung der Löschung von Daten, wenn die Daten für Beweiszwecke weiter benötigt werden;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (d.h. Einschränkung des Zugriffs auf Daten), wenn die Richtigkeit oder die Zulässigkeit einer Verarbeitung strittig ist;
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Du hast das Recht, Daten, die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an dich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen;
- Recht auf Widerspruch gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO): Du hast jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wenn du Widerspruch einlegst, werden wir deine betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO);
- Recht auf Widerruf deiner Einwilligung zur Datenverarbeitung: Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung möglich. Du kannst eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an office@viennabase.at. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt;
- Rechte auf Beschwerde: Wenn du glaubst, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder deine datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, hast du das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8-10, 1080 Wien, E-Mail: dsb@dsb.gv.at).
Wenn du unsere Website besuchst, werden folgende Daten verarbeitet:
Newsletter
Wir versenden Newsletter. Sofern du unseren Newsletter abonnieren willst, benötigen wir deine E-Mail Adresse und du hast die Möglichkeit freiwillig deinen Namen anzugeben. Diese Daten werden nur für die Kommunikation mit dir im Rahmen unseres Newsletter Angebotes verwendet. Mit der Abonnierung des Newsletters erklärst du dich damit einverstanden, dass wir die vorgenannten Daten für den Versand des Newsletters und bis zu deiner Abmeldung speichern. Eine weitergehende Nutzung der Daten erfolgt nicht. Du kannst unsere Newsletter jederzeit über einen in den entsprechenden E-Mails enthaltenen Link abbestellen oder deinen Abmeldewunsch an marketing@viennabase.at kommunizieren.
Kontakt mit uns
Auf unserer Website wird die Kontaktaufnahme über ein sich automatisch öffnendes E-Mail Fenster ermöglicht. In diesem Zusammenhang erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Zielt die Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab, ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO die zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Gewinnspiele
Bei einer Teilnahme an einem unserer Gewinnspiele verarbeiten wir die von dir für die Teilnahme erforderlichen personenbezogenen Daten zur Ermittlung und Benachrichtigung der Gewinner per E-Mail. Stellst du uns die Daten nicht zur Verfügung ist eine Teilnahme am Gewinnspiel bzw. eine Kontaktaufnahme bzgl. einer Gewinnmitteilung nicht möglich. Eine weitergehende Nutzung der Daten erfolgt nicht, es sei denn, die Weitergabe ist für die Durchführung des Gewinnspiels oder die Versendung des Gewinns erforderlich. Darüber hinaus erfolgt keine Weitergabe an Dritte, wenn dazu nicht ausdrücklich das Einverständnis erteilt wurde oder die base – homes for students GmbH zur Herausgabe verpflichtet ist, beispielsweise aufgrund einer gerichtlichen oder behördlichen Anordnung.
Web Analyse
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Die von Google Analytics erzeugten Informationen über deine Nutzung dieser Website (einschließlich deiner IP-Adresse) werden von der Google Inc. gespeichert. Google wird diese Informationen lediglich dazu verwenden die Nutzung der Website zu analysieren. Es werden anonymisierte Auswertungen und Grafiken zur Anzahl der Besuche, Anzahl der pro Nutzer aufgerufenen Seiten, usw. erstellt. Diese setzen wir ausschließlich zu Zwecken der eigenen Marktforschung und vor allem der Optimierung und bedarfsgerechten Gestaltung unserer Website ein. Mehr Informationen zu Google Analytics findest du unter www.google.com/analytics.
Dazu werden Cookies verwendet, die eine Analyse deiner Benutzung der Website ermöglichen. Die dadurch erzeugten Informationen werden auf den Server des Anbieters übertragen und dort gespeichert. Deine IP-Adresse wird erfasst, aber umgehend pseudonymisiert. Dadurch ist nur mehr eine grobe Lokalisierung möglich.
Die Beziehung zum Webanalyseanbieter basiert auf dem „Privacy Shield“-Abkommen zwischen EU und USA.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der gesetzlichen Bestimmungen des §96 Abs 3 TKG sowie des Art 6 Abs 1 lit f (berechtigtes Interesse) der DSGVO.
Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebotes und unseres Webauftritts. Da uns die Privatsphäre unserer Nutzung wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert. Die Nutzerdaten werden für die Dauer von 26 Monaten aufbewahrt.
Du kannst dies verhindern, indem du deinen Browser so einrichtest, dass keine Cookies gespeichert werden.
Datenschutzbeauftragter
Betroffene Personen können den Datenschutzbeauftragten zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte im Zusammenhang stehenden Fragen zu Rate ziehen. Er arbeitet im Bedarfsfall mit der Aufsichtsbehörde zusammen und fungiert als Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation. base – homes for students GmbH stellt sicher, dass der Datenschutzbeauftragte bei der Erfüllung seiner Aufgaben keine Anweisungen erhält. Die Kontaktmöglichkeiten zum Datenschutzbeauftragten der base – homes for students GmbH befinden sich in den Kontaktinformationen am Anfang der Datenschutzerklärung.
Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzhinweise können aufgrund der aktuellen Rechtslage oder fortlaufenden Weiterentwicklung der Leistungen von base – homes for students GmbH von Zeit zu Zeit geändert werden. Die geänderte Version wird dann ebenfalls an dieser Stelle veröffentlicht. Bei einem neuerlichen Besuch unserer Website solltest du dir daher die Datenschutzhinweise nochmals durchlesen, um über den Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu bleiben.
Stand Juli 2020